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第一章　总则
第二章　行文关系
第三章　行文规则
第四章　公文格式
第五章　公文起草
第六章　公文审核
第七章　公文办理
第八章　公文管理 第一章　总则　　第一条　为使市人大常委会机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，依据国家和河北省公文处理规定，参照《河北省人大常委会机关公文处理细则》，制定本细则。　　第二条　机关公文是市人大及其常委会在依法行使各项职权、处理机关公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示或答复问题，报告或交流情况的重要工具。　　第三条　市人大常委会办公厅是机关公文管理的工作机构，负责本机关公文的处理以及协调和指导本机关各部门的公文处理工作。　　第四条　机关的公文处理，是指公文拟制、审核、办理、管理、立卷、归档等一系列衔接有序的工作，必须做到准确、及时、安全，公文流转顺利、通畅，不出错，不误事。　　第五条　公文处理要严格执行国家的保密法律、法规和人大机关内部的保密规定，确保国家秘密的安全。第二章　行文关系　　第六条　市人大常委会机关的行文关系：
　　（一）机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。
　　（二）机关各部门可根据需要，以常委会或办公厅的名义向下一级人大机关和有关业务部门行文。向有关业务部门行文，必要时同时抄送其直接上级机关。机关部门间未协商一致的问题不得各自向下行文。
　　（三）市人大常委会及其办公厅可向上一级人大机关和市委、市政府、市法院、市检察院以及对外不同隶属关系的部门行文。
　　（四）人大机关与同级党委、政府部门及其他部门可以联合行文。联合行文应确有必要，且单位不宜过多。
　　（五）经市人民代表大会会议、市人大常务委员会会议通过的决议、决定、地方性法规和任免名单等在报纸、《常委会会刊》、《唐山市人大常委会公报》上发表，同正式公文一样有效。　　第七条　请示问题要一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。　　第八条　行文时，根据文件内容和实际需要确定分发范围和份数。第三章　行文规则　　第九条　市人大常委会机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，条例，规则，实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。
　　公告用于发布地方性法规及其他重要事项。
　　决议用于会议审议或讨论通过的重要事项。
　　决定用于对重要事项做出的决策和安排。
　　条例、规则、实施办法用于审议通过的地方性法规。
　　议案用于法定机构和法定人数的代表依法向人大及其常委会提请审议的事项。
　　建议、批评和意见用于人大代表向人大及其常委会提出、常委会办事机构交有关部门办理的事项。
　　请示用于请求批准的事项。
　　批复用于答复请示的事项。
　　报告用于汇报工作、反映情况、提出建议，或答复询问等。
　　通知用于传达指示，转发公文，传达需要执行或周知的事项。
　　通报用于表彰，批评，传达精神，交流情况。
　　函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题。
　　意见用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。
　　会议纪要用于记载会议情况和议定事项。第四章　公文格式　　第十条　公文格式包括版式和文件体式等有关部分。即：版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄报送机关、印制版记等。
　　（一）版头发文机关全称或规范化简称加“文件”二字。联合行文时，主办机关排列在前。
　　（二）秘密等级根据公文的内容，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。机关内部的公文应标明“内部文件”。
　　（三）紧急程度紧急公文应分别注明“特急”“急”，加盖印戳标明。
　　（四）发文字号由机关代字、年份、序号组成。“文件”的发文字号应排列于版头之下，横线之上居中处。联合发文只标明主办机关发文字号。
　　（五）标题由发文机关名称、主要内容和文种组成。位于主送机关和正文之上正中。
　　（六）主送机关主要受理机关的全称或规范化简称。位于正文上方，顶格排列。
　　（七）正文用于表述公文内容的主体部分。位于标题、主送机关下方。
　　（八）附件辅助说明正文的资料。列于正文之后，发文机关署名之前。两件以上的应注明序号。
　　（九）发文机关署名发文机关的全称或规范化简称。如排在无正文的空页，应置于1/2处的右侧。
　　（十）印章凡文中有发文署名的，应在署名上加盖与之相符的印章。用印章要上不压正文，下骑年盖月。
　　（十一）成文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导的签发日期为准，电报以发出日期为准。必须写明年、月、日全称，不能省略年份和月份。
　　（十二）主题词简捷、明了概括公文内容属性和文种的名词或词组。标注在文件末页下部、抄报送范围上方。
　　（十三）抄报、抄送单位除主送机关外其他需要告知的上下级、同级或不相隶属的机关。向上级机关和上级领导报送为“抄报”；向同级、下级或不相隶属机关分送为“抄送”。排列于公文末页下端。
　　（十四）印制版记由公文制发机关名称、制发日期和印制份数组成。标于公文末页最下端。印制日期、份数用阿拉伯数字标明。
　　（十五）公文用纸一般为A4（297mm—210mm），左侧装订。一般每页22行，每行28个字。
　　印刷字号：标题用2号宋体字，主进机关用3号黑体字，正文及落款、版记用3号仿宋体字。文中小标题按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字。“主题词”用黑体，主题词正文用宋体。第五章　公文起草　　第十一条　市人大常委会公文的起草，原则上由相关的部门负责。
　　部门主管范围内的工作需要市人大常委会或办公厅行文的，由部门代为拟稿；涉及两个以上部门时，由一个主办部门牵头，共同起草。
　　市人民代表大会和市人大常委会会议文件材料，由主管主任或秘书长组织有关部门起草。　　第十二条　起草公文应当做到：
　　（一）符合国家的宪法、法律、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。
　　（二）重点突出，情况属实，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字精炼，用词和标点准确、规范，人名、地名、时间、数字、引文等准确无误。
　　（三）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
　　（四）必须使用国家法定计量单位。
　　（五）公文中除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应一律使用阿拉伯数字。
　　（六）“唐山市人民代表大会常务委员会”可简写为“唐山市人大常委会”，而不能简写成“唐山市人大”或“唐山人大”、“市人大”。类似名称均应如此。
　　（七）合理使用文种，使其名称符合行文规则，并同公文表达的内容、要求相一致。　　第十三条　公文文稿送审时应附公文拟稿纸，注明行文范围、缓急程度、秘密等级、起草部门等。　　第十四条　公文文稿应使用符合存档要求的纸张和书写工具。修改和签批时注意不要超过装订线。第六章　公文审核　　第十五条　公文文稿送领导签发前，应认真做好审核工作。
　　（一）审核范围
　　1、以市人大常委会党组名义发布的决议、决定，发出的请示、报告等文稿；
　　2、以市人大常委会名义发出的决议、决定、请示、报告、通知、函件等文稿；
　　3、以市人大常委会办公厅名义行文的文稿。
　　（二）审核内容
　　1、报批程序是否符合规定；
　　2、是否确需行文，且符合行文规则；
　　3、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神；政策是否注重连续性和相关性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，是否完整、准确地体现了发文的意图；
　　4、文字表述是否准确、通顺、简练，篇章布局、结构是否符合文种要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，人名、地名、时间、数字、引文等是否规范、严谨；
　　5、版式、体式的有关部分是否符合要求，标题是否确切，主送、抄报送是否准确，缓急程度和秘密等级是否得当，印发范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合本细则的规定；
　　6、公文在送有关领导审批签发前，版式、体式的有关部分应经办公厅秘书处审核。　　第十六条　公文的审批和签发
　　（一）以市人大常委会名义的发文稿，由起草单位负责人核稿后，送秘书长审签，最后由常委会主任签发。常委会主任授权主管副主任或秘书长也可签发。
　　（二）以常委会办公厅名义的发文稿，由办公厅主任、副主任核稿后，由办公厅主任签发，也可由办公厅主任委托副主任签发；以委室名义的发文稿由委室主任或副主任核稿后，由委室主任签发。也可由委室主任委托委室副主任签发。
　　（三）重要发文稿需要提请主任会议审议时，会前由起草单位负责将文稿印制后，交秘书处分发各位主任。　　第十七条　公文编号
　　（一）发文稿编号，由办公厅秘书处负责。
　　（二）各种字头的文件，要分别编号。
　　（三）各室的文件，由各委室负责编号。第七章　公文办理　　第十八条　公文的办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、审核和领导审批签发后转入发文办理。发文办理包括公文的核发、印制和分发等程序。
　　（一）签收收到有关公文，以签字或盖章的方式给发文方以凭据，签收公文要逐件清点，重点文件要逐页查点。发现问题要及时向发文机关查询，并采取相应的措施。急件要注明签收的具体时间。
　　（二）拆封
　　1、常委会、常委会党组、常委会办公厅收的文件，统一由常委会办公厅收发员拆封。
　　2、领导人亲启信件，应送本人拆封。
　　3、各委室收的文件，由各委室工作人员拆封。
　　（三）登记公文处理过程中就其特征和办理情况进行记载。须将标题、顺序号、收文日期、来文单位、文件字号、密级、缓急时限、件数、发往单位，办理情况及反映公文运转流程的事项等逐一登记清楚，以备查考。
　　（四）拟办秘书处对需要办理的公文，根据内容、要求和工作需要提出办理意见。
　　（五）请办办公厅根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或主管部门研办。对需两个以上单位承办的，应注明主办单位。
　　（六）分发根据有关规定或领导批示，将公文分送有关领导人和部门。分发要及时、准确。特别紧急、时限性强的要限时分送，以免压误。密级较高的要专件专人办理，严格按规定范围送阅。分发公文要认真登记，严格遵守文件份数、发文通知单、封皮号码“三对照”的制度，仔细核对，保证分拣、装封的准确无误。秘密公文发往外地时应加贴封条。
　　（七）传阅根据领导人批示或授权，按一定程序将公文送有关领导人阅知或批示。办理时应履行严格的登记手续，注明传送时间、签收人、退回时间。随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
　　领导人阅完后的公文应直接退回办公厅秘书处，杜绝横传。绝密级公文阅完后应立即退回，减少在外停留时间，以利保密。
　　（八）承办主管部门对需要办理的公文进行办理。承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈交部门，同时抄送交办机关注销。凡涉及其他部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理，并由主办部门负责上报。凡涉及报请上级领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见后，再报请上级领导审批。承办公文要严格按规定时限办理，并及时向交办部门反馈办理情况。
　　（九）催办对领导批示办理的事项，承办部门要进行登记并落实到人。根据批示要求，承办人要及时催要办理结果，按时向领导汇报办理情况，做到不漏办、不拖延、不积压。
　　发文需要催办落实的由主管部门负责催办。秘书处对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向有关领导反馈办理情况。
　　（十）注销请示办理完毕并回复请示部门后，要及时标明办结。
　　（十一）核发经领导审批签发后的发文文稿由办公厅秘书处确定发文字号，填写印制版记。
　　（十二）发文印制好的公文由拟稿部门按发送范围填写信封装封。装封好的文件由收发员和交通员办理登记交接手续后发出。第八章　公文管理　　第十九条　文件存放、保管
　　（一）文件存放要求安全、保密、便于利用。应设存放专柜。
　　（二）存放文件应分门别类，摆放整齐。
　　（三）要定期对所管文件进行清点核对，作到文件和登记相符。发现短缺文件时，要及时组织查找，并逐级报告。　　第二十条　安全保密
　　（一）要经常进行保密教育，不断增强文书档案人员的保密观念。
　　（二）要建立健全保密制度。　　第二十一条　公文清退、销毁
　　（一）清退范围和时间：发常委会办公厅各处及各委室的机要文件，每年第一季度向秘书处清退上年的文件。发常委会各位主任的文件，由秘书处负责收回。
　　（二）清退文件时要列出清单，经逐件清点确认无误后，双方履行签字手续。
　　（三）销毁文件，要严格进行登记，并经领导批准，到指定造纸厂，由二人以上监销。　　第二十二条　公文立卷的基本要求：按照机关工作活动的规律，保持文件之间的历史联系，反映出机关工作的历史面貌，并便于保管和利用。　　第二十三条　公文立卷的范围：凡是本机关在工作活动中形成的，已经办理完毕并具有查考价值的收发文件、会议文件、内部文件等，均需立卷归档。　　第二十四条　市人大常委会机关的全部档案，由办公厅秘书处统一管理，按规定向市档案馆移交。常委会形成的文件由秘书处立卷，各委室形成的文件由委室分头立卷，永久卷一律要求双套。各委室要在每年第一季度完成上年文件的立卷工作，于6月底前移交办公厅秘书处管理。
　　公文立卷、归档的具体要求是：
　　（一）对需要立卷、归档的公文要收集齐全完整。
　　（二）公文分类要准确，按照公文的历史联系进行组卷。
　　（三）根据案卷的重要程度，确定出每一案卷的保存期限。
　　（四）立好的案卷要去掉金属物，编排卷内文件张号。填写卷内文件目录和备考表。
　　（五）案卷要拟定标题，简明扼要地反映出卷内文件的内容。
　　（六）填写案卷目录一式三份，一份留存备用，两份随案卷移交档案馆。
　　（七）建立严格的借阅案卷手续。　　第二十五条　本细则自2003年11月1日起施行。原《唐山市人大常委会机关公文处理暂行办法》同时废止。